Molenaar heeft door datadone inzicht in data en KPI’s

Molenaar Badkamers staat bekend om de drempelvrije én comfortabele badkamers die binnen een dag geplaatst worden. Met vier winkels verspreid door Nederland is Molenaar marktleider met een landelijke dekking. Volgens Arjan Nuijten, operationeel manager, waarderen klanten de service en snelle levering. Maar om dat te realiseren is automatiseren én inzicht in data van groot belang. Datadone en partner Forque realiseren dit.

Molenaar is in 2017 gestart met de implementatie van AFAS. In eerste instantie vooral om de commerciële tak te stroomlijnen. Daarna volgde het operationele en financiële gedeelte, waaronder het complete ordermanagement-systeem. Arjan vertelt: “Met de software van AFAS automatiseren we bedrijfsprocessen. Maar om deze ook efficiënter te maken, zochten we een partij die onze data kon omzetten naar inzichtelijke rapportages. Via onze AFAS-consultant kwamen we terecht bij datadone. Een prettig bedrijf met een fijne club mensen! Na een aantal gesprekken is de bal gaan rollen. En in de zomer van 2020 zijn met de datasets van datadone de eerste BI-dashboards in Microsoft Power BI gerealiseerd door partner Forque.”

360-graden inzicht 

Molenaars wens was om realtime inzicht te hebben in het bedrijf. Een 360-graden inzicht, zoals ze het zelf noemen. Arjan: “We wilden dagelijks inzicht in onze belangrijkste KPI’s. Van informatie over onze marketing tot de technische planning, onze capaciteit en de klantenservice. Niet alleen tijdens de maandelijkse meetings, maar dagelijks. Zodat we sneller en gerichter kunnen sturen.” Voorheen werden dit soort rapportages binnen Molenaar handmatig gemaakt, bijvoorbeeld in Excel. Dit kostte niet alleen veel tijd, deze periodieke rapportages gaven ook te weinig inzicht om mee te sturen. Arjan vervolgt: “Door de dashboards van Forque en de datasets van datadone hebben we nu direct inzicht. Dagelijks zien we nieuwe cijfers. Van de dag, maar ook prognoses voor de komende weken en maanden. Hierdoor kunnen we nu onder andere voorspellen in welke regio de druk op de ketel te hoog wordt. Zodat we daar op tijd meer monteurs inzetten.”

Koppeling tussen AFAS en Relyon 

Datadone heeft daarnaast een belangrijke koppeling gerealiseerd, namelijk tussen AFAS en Relyon, het planningssysteem waarvan Molenaar gebruikmaakt. Arjan: “Onze planner ziet door deze koppeling direct of alle materialen voor een nieuwe badkamer in onze loods liggen. Daardoor kunnen we klanten eerder informeren over de plaatsing van een badkamer. Voorheen was dit vaak een aantal dagen van te voren, nu weken. Een badkamer verbouwen is natuurlijk best ingrijpend, we merken dat het klanten meer rust geeft als ze dit vroeg van te voren weten. De koppeling maakt dus niet alleen ons personeel blij, maar indirect ook onze klanten.”

Delen van kennis geeft meer inzicht 

Arjan: “Mede door de kennis van datadone hebben we veel meer processen kunnen verbeteren. Verkopen we een badkamer? Dan wordt de inkoop, installatie en afhandeling (bijna) volledig geautomatiseerd verwerkt. Daarnaast leveren onze monteurs een badkamer direct op na plaatsing. Vervolgens zet onze klantenservice de factuur klaar voor de financiële afdeling. Zij kunnen een factuur daardoor sneller opstellen en versturen. Ook voor dit proces beschikken we dankzij datadone en Forque over een BI-dashboard.”

Fouten oplossen bevestigt vertrouwen 

Arjan koos voornamelijk voor een externe partij voor de extra kennis. Hij vertelt: “De samenwerking met datadone en Forque verliep goed, soms met een kleine uitdaging. Datadone had bijvoorbeeld meer uren nodig dan van tevoren berekend. Maar doordat ze daar open en eerlijk over communiceerden, hebben we dit samen kunnen oplossen. We hebben allebei een stukje verlies genomen en de klantrelatie is uiteindelijk alleen maar sterker geworden. Het vertrouwen werd op dat moment voor ons meer bevestigd.” Daarna verraste datadone Molenaar met een echte eye-opener: “Gedurende het proces komen er vragen op tafel waar je van tevoren niet aan had gedacht. Datadone is hier heel flexibel in en denkt mee. Bij Molenaar hebben we onze eigen gecertificeerde monteurs op de weg zitten. Zij werken daarbij met een tablet waar alle informatie over de installatie van een badkamer staat, waaronder veel foto’s die vanuit Relyon worden ingeladen. Hier moesten de monteurs eerst een paar minuten op wachten. Datadone heeft ervoor gezorgd dat het nu nog maar een paar seconden duurt.”

Nieuw inzicht, beter bedrijfsresultaat

“Het is nog te vroeg om te zeggen dat alle nieuwe inzichten tot betere bedrijfsresultaten leiden. We hebben in ieder geval veel meer gerichte stuurinformatie. En doordat veel geautomatiseerd is, gebruiken we veel minder papier. Waar we eerder 12 A4’s per klant gebruikten is dit er nu nog maar eentje. Dat bespaart ons veel geld. Daarnaast leveren onze monteurs nu direct vanuit de bus een badkamer op. Dit versnelt het betaalproces. Verder dienen de datasets en dashboards als een extra controle. Aannames of statements kunnen we beter onderbouwen.”

Focus op dashboards en vervolgstappen

Arjan sluit af: “De data wordt momenteel dagelijks ververst. We hopen dat we straks een aantal keren per dag op de ververs-knop kunnen drukken, zoals bijvoorbeeld bij Buienradar mogelijk is.” Maar eerst gaat de rem er even op. “Datadone maakt zo ontzettend veel dingen inzichtelijk. We willen de komende tijd focussen op welke rapportages we daadwerkelijk gebruiken en waar voor ons de prioriteiten liggen. Daarna gaan we de vervolgstappen concreet maken.”

 

datadone brochure

Ontdek alles over datadone
in onze brochure: