Van losse Excels naar BI dashboards met 24/7 inzicht

QRS, onderdeel van OneMed, is leverancier en specialist in medische hulpmiddelen, apparatuur en verbruiksartikelen voor de zorgprofessional. Maar het stopt niet bij het leveren van producten, want ze verlenen tevens service en onderhoud op medische apparatuur, geven advies op maat en denken mee in oplossingen. Kortom: mede door QRS draaien ziekenhuizen, privéklinieken, ambulancediensten en zorginstellingen dagelijks. En dat is niet niets; want de zorg kan zich geen fouten permitteren betreft voorraden of apparatuur. Daarom wil je 24/7 het juiste inzicht.

Mitch Gerritsen, Business Controller bij OneMed: “Met Forque en datadone tillen we BI binnen QRS momenteel naar een volwassen niveau. Toen ik begon stonden er wat cijfers en rapportages in een dashboard, maar de mogelijkheden waren binnen de organisatie nog onbekend.” Elsemieke van Loon, marketing & communicatie bij QRS vult aan: “Ik zag vaak maandelijks wat rapporten in Excel voorbij komen. Of we gebruikten standaard rapportages uit onze verschillende systemen. Volledig en realtime inzicht in cijfers hadden we niet.” 

Mogelijkheden van BI optimaal benutten 

Mitch: “In samenwerking met Forque en datadone is een accuraat datawarehouse gebouwd. Hiermee koppelen we systemen, zoals: ons financiële systeem en het managementsysteem van onze logistieke partner. Deze cijfers zien we dagelijks in rapportages in Microsoft Power BI en beantwoorden belangrijke vragen. Voor sales zijn de verkoopcijfers inzichtelijk, zien ze of targets gehaald worden en hoe het zit met bepaalde marges. Directieleden kijken naar het budget en de financiële afdeling ziet in één oogopslag hoe goed we presteren. En niet alleen voor vandaag, want we kunnen ook terugkijken en prognoses realiseren voor de toekomst.” Elsemieke: “Nu gebruiken we BI vooral voor onze sales- en finance afdeling. In de toekomst zouden we dit kunnen uitbreiden naar andere afdelingen zoals marketing en e-commerce.” 

Eerder actief inspelen op problemen 

“Eén van de grootste voordelen van BI, naast het continue inzicht, is dat problemen of juist opvallende resultaten snel worden geconstateerd. Doordat managers dagelijks naar realtime cijfers kijken, zien we eerder waar we op moeten inspelen of waar het juist goed gaat”, vertelt Mitch. Toch moet je altijd blijven opletten: “BI vergroot de awareness binnen QRS, dat is echt een vooruitgang. 

Het gevaar is dat de mensen die beschikken over deze cijfers snel een (foutieve) conclusie trekken. Als ze bijvoorbeeld zien dat een marge achterblijft, bellen ze direct op met de vraag hoe dit kan. Vaak is er dan, gelukkig,  niets aan de hand en moet er nog een factuur geboekt worden”, legt Mitch uit. 

Kansen met data zijn eindeloos 

Mitch: “Een ander groot voordeel van Power BI is de tijdswinst. Als ik nu een vraag krijg van het management of een collega, stuur ik een screenshot van mijn dashboard. Voorheen moest ik hiervoor eerst cijfers combineren uit meerdere systemen of Excel lijsten. Dat neemt natuurlijk veel meer tijd in beslag, met een hoger kostenplaatje als gevolg. Daarnaast verbazen de mogelijkheden nog steeds, het is eindeloos wat je met data kunt.  Met een paar drukken op de knop heb je precies inzichtelijk wat je wilt: van actuele voorraden, en verkoopcijfers tot klantinformatie en prognoses. 

Forque ondersteunt mij hier actief in. In de eerste 8 maanden heb ik nauw contact met Floor Schipper. We hebben bijna wekelijks prettig contact en ze helpt me als ik zelf ergens niet uitkom. Als er zich een probleem voordoet, is dit in no-time opgelost. Daarnaast delen ze hun kennis en expertise met ons. Momenteel wordt onze voorraadverloop toegevoegd aan het dashboard, een grote uitdaging. Zelf ben ik bezig met een aantal mobiele optimalisaties van onze dashboards.”

Data in de toekomst

Mitch: “Na de mobiele optimalisaties hoop ik dat onze accountmanagers dit actiever gaan inzetten. Voordat ze bij een klant naar binnen stappen, nog even de laatste status checken op hun telefoon. Zodat ze dit direct meenemen in hun gesprekken.” Elsemieke voegt toe: “Dan kunnen we inderdaad ook laten zien hoe groot de organisatie is. Het gaat namelijk niet alleen over het inkopen van medische hulpmiddelen maar ook over het verzorgen van service en onderhoud op medische apparatuur. Het is voor accountmanagers fijn vooraf te weten met welke relaties of afdelingen er al zaken wordt gedaan binnen desbetreffende organisatie.” Mitch sluit af: “Daarnaast doen we nu hier en daar nog wat rapportages in Excel. Uiteindelijk wil ik dit allemaal omzetten naar accurate en bruikbare BI dashboards.”

datadone brochure

Ontdek alles over datadone
in onze brochure: