Betrouwbaar en snel data-inzicht voor 86 scholen

De Rotterdamse Vereniging voor Katholiek Onderwijs (RVKO) had een kluif aan het rapporteren van waardevolle managementinformatie, voor maar liefst 86 scholen en peuterspeelzalen. Ze waren voorheen veel tijd kwijt met het bij elkaar zoeken van verschillende Excel-lijsten en het samenvoegen en combineren van data. Cijfers als verzuimgegevens kwamen daardoor maar lastig boven tafel. 

Nu is dit wel anders. Tegenwoordig zorgt datadone voor betrouwbaar inzicht omdat iedereen binnen RVKO over dezelfde, actuele data beschikt. Partner Forque realiseert met deze data persoonlijk ingerichte rapportages.

22.000 leerlingen en 2.200 medewerkers

De RVKO is een grote organisatie met veel data tot hun beschikking. Als één van de grootste besturen voor primair onderwijs in Nederland, telt de RVKO 20 peuterspeelzalen en 66 basisscholen in Rotterdam en omstreken. In totaal krijgen daar zo’n 22.000 leerlingen les en werken er 2.200 medewerkers. 

Jeroen den Hartog is stafmanager Financiën bij de RVKO. Hij is verantwoordelijk voor het stroomlijnen van en het sturen op data. De uitdaging zat in het goed gebruiken van business intelligence (BI) en het publiceren van één dashboard per leidinggevende, per locatie. Daarbij spelen de datasets van datadone en de inrichting van Power BI door Forque een belangrijke rol.

Waardevolle mini-culturen

Al is de RVKO een grote organisatie, de werkwijze is toch heel kleinschalig, vertelt Jeroen: “Onze scholen zijn ten opzichte van de totale omvang van de RVKO kleinschalig georganiseerd en het is daar heel erg ‘ons kent ons’. Zo werken we met waardevolle mini-culturen binnen de organisatie. We proberen deze goed te bewaren terwijl we vanuit het management voor een centrale aansturing zorgen.” 

Daarom wordt de RVKO aangestuurd door een centrale directie met twee bestuurders en een managementteam met vier bovenschoolse directeuren. Daarnaast zijn er nog een secretaris van bestuur en drie stafmanagers, waarvan Jeroen er één is. In zijn functie stuurt hij de financiële afdeling aan en verzorgt hij de concerncontrole.

Eén dashboard per leidinggevende

Samen met Forque ging Jeroen in 2019 aan de slag om één dashboard per leidinggevende te ontwikkelen. Later schakelden Forque en de RVKO de hulp en kennis in van datadone. Jeroen: “We willen dat onze leidinggevenden in één oogopslag de juiste informatie krijgen. Daarbij werken we voor schooldirecties met een ander template dan voor stafmanagers. We willen zo flexibel mogelijk zijn in onze BI-oplossing. Dat is gelukt dankzij Forque, de data specialisten van datadone en hun kennis van Power BI.”

Zo flexibel mogelijke BI-oplossing

In 2016 nam de RVKO de financiële administratie en salarisadministratie in eigen beheer. Daarvoor hebben zij respectievelijk AFAS en Youforce geselecteerd als software. Jeroen vertelt dat dit niet direct goed liep: “De rapportages lieten te wensen over. Ze waren niet in een handig format beschikbaar. Dat was voor ons aanleiding om BI-tools te gaan vergelijken, want we wilden dit beter organiseren. Ook omdat we dit breder wilden trekken met personeelsgegevens, leerlinggegevens en externe databronnen. Zo kwamen we uiteindelijk met Forque en datadone in contact, als specialist in Microsoft Power BI.”

Sturen op parameters

De eerste stap was het maken van een roadmap, waarin stap voor stap nieuwe data wordt toegevoegd aan de dashboards. Datadone heeft de data voor deze dashboards in efficiënte datasets aangeleverd. Inmiddels zijn de financiële rapportages en de personeelsgegevens, zoals salarissen en verzuim, uitgewerkt in BI-rapportages door Forque. 

Eén van de volgende stappen is gebouweninformatie en prognoses van leerlingenaantallen beschikbaar maken in BI-rapportages. Vervolgens worden vanuit de rapportages over financiën, personeel, leerlingen en gebouwen dashboards gegenereerd met integrale managementinformatie voor de verschillende gebruikersgroepen. Zo kan straks iedereen binnen de RVKO gerichter sturen.

Koppeling met externe databronnen

Daarnaast is er een koppeling gerealiseerd met ParnasSys, het leerlingenadministratie- en -volgsysteem dat wordt gebruikt. Data uit dit externe systeem wordt nu meegenomen in de rapportages. Maar ook gegevens uit het periodieke tevredenheidsonderzoek worden in het BI-dashboard opgenomen of openbare data van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), via API’s. Zo kan de RVKO goed sturen op allerlei verschillende parameters. Een valkuil die Jeroen ziet door de vele mogelijkheden, is teveel tegelijk willen: “Daarom stellen we onszelf ook altijd de vraag waarom we iets zouden willen toevoegen aan een dashboard. Het moet wel nuttig zijn om de informatie te tonen, anders raak je de weg kwijt.”

Dagelijks actuele data 

De reacties van de schooldirecties op de nieuwe dashboards zijn zeer positief, aldus Jeroen: “Zij vinden het heel fijn dat ze een duidelijk en werkbaar overzicht hebben van de informatie die zij nodig hebben om hun werk goed te doen. Bovendien worden de cijfers elke dag bijgewerkt en is het dashboard dus altijd actueel. Voorheen stuurden we altijd op cijfers uit het verleden. Er is meer actualiteit, uniformiteit en duidelijkheid over waar ze informatie vinden. In de toekomst maken we de dashboards nog gerichter en gepersonaliseerder.”

Betrouwbaar en sneller inzicht 

Jeroen sluit af: “We zijn zeer tevreden over de samenwerking met datadone en hun partner Forque. De mate van deskundigheid is hoog. Ze luisteren naar onze wensen, maar geven het ook aan wanneer deze wensen niet praktisch zijn. Ook over tijdlijnen zijn ze heel duidelijk. Zij geven terecht aan dat kwaliteit belangrijker is dan snelheid. Uit de terugkoppeling van de gebruikers en uit de tests van de rapportages merken we dat de kwaliteit van de dashboards daadwerkelijk heel hoog is. We hebben nu een betrouwbaar systeem, dankzij datadone en Forque. Dat levert ons tijdsbesparing op en biedt veel sneller inzicht in de cijfers per school.”

Dit succesverhaal is eerder verschenen op de website van onze partner Forque

 

datadone brochure

Ontdek alles over datadone
in onze brochure: